Conseils pour le faire soi-même

Tirez le maximum de votre processus de vérification ou d’accréditation en effectuant le plus de travail possible au préalable.
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Choisir la bonne norme

Compte tenu du nombre de normes existant sur le marché, il peut être difficile de bien cerner les différences entre les normes et de choisir la bonne certification à obtenir. Avant de vous lancer dans le processus, communiquez avec nous pour nous aider à connaître vos besoins et à vous orienter dans la bonne direction.

Se préparer à une vérification

Une vérification imminente peut susciter de l’angoisse dans beaucoup d’entreprises, mais ce n’est pas une fatalité. Lorsque vous connaissez les questions susceptibles d’être posées, le processus peut se révéler facile et enrichissant. Nous vous recommandons de procéder aux préparatifs suivants:
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Comprendre les exigences de la norme

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Effectuer une vérification interne afin de relever toute lacune

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Surveiller et rectifier toute lacune

Do it Yourself

Comprendre les exigences de la norme

Procurez-vous une copie de la norme et étudiez-la. Entourez ou soulignez les mots tels que
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« devra » et « doit »

puisqu’ils signalent des exigences obligatoires.

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Les mots « devrait » et « pourrait »

indiquent des lignes directrices qui sont normalement recommandées, mais qui ne peuvent être imposées par un cabinet de vérification.

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Le terme « procédure documentée »

indique qu’il doit exister des documents décrivant la procédure mise en place. Lorsque les termes « processus » ou « procédure » sont utilisés, il n’est pas nécessaire que le processus ou la procédure en question soit documenté; il suffit qu’elle soit en place. Le vérificateur effectuera un entretien avec le personnel pour en apprendre davantage sur la manière dont le processus ou la procédure est suivi.

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La mention de « dossiers »

indique les situations pour lesquelles des dossiers doivent exister.

Surveiller et rectifier toute lacune

Tout élément relevé au cours de la vérification des lacunes ou de la vérification interne doit être ajouté à un registre de mesures afin de contrôler les progrès réalisés jusqu’à ce que la lacune soit comblée. Les mesures notées peuvent inclure la création de nouvelles procédures, la formation du personnel ou l’application plus cohérente des pratiques existantes.

Ces quelques étapes permettront de relever tout enjeu important qui pourrait engendrer des angoisses à la veille d’une vérification. En suivant ces étapes, votre organisation sera assurée d’être bien préparée, et vous pourrez attendre la vérification en toute confiance.

Effectuer une vérification interne/des lacunes

Une vérification interne des lacunes consiste à un examen de tous les documents, procédures et formulaires, ainsi qu’à des entretiens avec le personnel afin de s’assurer que toutes les exigences de la norme sont prises en compte. La plupart des organisations ont de nombreuses politiques et procédures en place, et il ne reste alors que quelques questions qui doivent être réglées. À titre de pratique à adopter, nous vous conseillons:
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de rassembler tous les documents, formulaires et procédures déjà en vigueur selon votre système.

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d’effectuer un examen documentaire de vos pratiques afin de vous assurer que celles-ci répondent aux exigences de la norme ou de la liste de vérification. En lisant la norme, prenez note des articles où votre système est conforme. De plus, prenez des notes ou faites référence aux procédures, politiques ou dossiers qui sont déjà en place sur le sujet abordé. Tout cela vous aidera à répondre aux questions que le vérificateur pourrait avoir sur la manière dont vous répondez aux exigences particulières.

Clause type Exigence OUI NON NOTES
3. Ressources humaines Le fournisseur de services de traduction doit avoir une procédure documentée en place qui encadre la sélection des ressources humaines possédant les connaissances et les capacités requises pour les projets de traduction. X Procédure
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Effectuer des entretiens avec le personnel qui réalise effectivement les diverses activités faisant l’objet de la vérification afin d’assurer la conformité aux exigences de la norme ou de la liste de vérification et de vos pratiques internes.