Vérifications à distance
Êtes-vous admissible à une vérification à distance?
- Les dossiers et les procédures doivent être disponibles en ligne et accessibles par voie électronique.
- La connexion Internet doit être stable avec au moins 10 Mb/s en téléchargement et 1 Mb/s en téléchargement par personne.
- Une liste du personnel comprenant les adresses électroniques et le poste doit être disponible afin que le vérificateur puisse choisir la personne visée par la vérification et lui envoyer des invitations pour les entrevues.
- Orion doit être en mesure de vérifier que toutes les activités demandées sont mises en œuvre efficacement par des moyens à distance. Cela comprend tous les processus liés à la production.
- Veuillez noter qu’Orion confirmera l’admissibilité au cas par cas.
À quoi faut-il s’attendre?
Logiciel de vérification à distance
De nombreuses et excellentes plateformes de réunion sont mises en place pour les vérifications à distance, dont les plus connues sont Zoom, Microsoft Teams et Google Meets. Grâce à ces plateformes, le vérificateur pourra programmer votre vérification à l’avance, inviter les participants concernés à la réunion initiale, puis inviter ou retirer d’autres participants à mesure que la vérification progresse. Si votre organisation a des restrictions concernant la plateforme à utiliser, veuillez nous en informer à l’avance et nous nous ferons un plaisir de nous adapter afin de répondre à vos besoins.
Établissement du calendrier
- Demander une liste du personnel (noms et adresses courriel) pour lui permettre de sélectionner les personnes concernées par la vérification. Il convient de noter que cette liste peut également être partagée pendant la vérification. Pour garantir un examen indépendant et impartial, le vérificateur doit être en mesure de sélectionner les personnes faisant l’objet de la vérification ainsi que les justificatifs de la vérification.
- Demander les noms, les titres et les adresses courriel des participants à la réunion initiale pour pouvoir leur envoyer des invitations. Il se peut également que l’on vous envoie une liste des participants et que l’on vous demande de la compléter.
- Vous envoyer le plan de vérification.
- Il peut également vous envoyer un lien DropBox, Google Drive ou One Drive pour que vous puissiez téléverser les documents relatifs à la vérification à l’avance, comme indiqué dans la section Préparation.
Vérification
Avant de commencer
Environ 15 minutes avant de commencer, ouvrez tous vos documents, y compris le plan de vérification. Joignez-vous à votre séance à distance et assurez-vous que tout fonctionne bien.
Réunion ou vérification initiale
Une fois que tous les participants sont en ligne, le vérificateur tiendra une réunion initiale pour expliquer la logistique de la vérification et confirmer la présence des participants.
Après la réunion initiale, le vérificateur suivra le plan de vérification et invitera les personnes concernées à se joindre à la séance. Une fois que ces personnes auront rejoint la session, il leur demandera de partager leur écran en appuyant sur le bouton « Partage d’écran ». À partir de ce moment, la vérification est effectuée comme d’habitude, et les personnes concernées guideront le vérificateur tout au long de leur processus, de leurs procédures et de leurs dossiers (renseignements documentés) sur demande.
Visites virtuelles
Une visite virtuelle peut être requise. Pour cela, le moyen le plus simple est probablement d’utiliser Facetime, Skype, WhatsApp sur votre appareil mobile. Cette visite doit être précisée sur le plan de vérification.
Repas et pauses
Pendant les pauses et les repas, vous pouvez soit désactiver votre micro, soit vous déconnecter et demander à être invité à nouveau à un moment précis, qui sera convenu au préalable.
Réunion de clôture
Une fois la vérification terminée, le vérificateur tiendra la réunion de clôture. Les participants seront invités, et la réunion se déroulera selon le même format et avec le même logiciel que la réunion initiale. Le vérificateur partagera son écran pour présenter les résultats de la vérification. La présence des participants à la réunion sera confirmée.
Problèmes techniques
Tout comme la plupart des applications, les réunions en ligne peuvent être sujettes à des problèmes de connectivité. Lors de la planification de la vérification, le vérificateur peut demander une séance de test à l’avance afin de s’assurer que tout fonctionnera normalement pendant la vérification
Comment vous préparer pour la vérification?
Pour vous préparer pour la vérification, vous devez examiner le plan de vérification pour vous assurer de bien comprendre les domaines qui feront l’objet de la vérification. Étant donné qu’il s’agit d’une vérification à distance, le vérificateur examinera tous les documents en ligne. Il est donc important que vous disposiez de tous les documents de manière bien organisée.
De nombreuses entreprises trouvent plus facile de copier la documentation relative à la vérification dans un lecteur en nuage partagé (p. ex. Dropbox, Google Drive, OneDrive) avant la vérification. Toutefois, cette documentation peut également être envoyée par courriel ou partagée sur l’écran. Vous trouverez à l’annexe A une liste des documents qui sont généralement placés dans ce dossier. Notez que vous pouvez également partager des documents sur l’écran pendant la vérification, mais vous devrez constamment faire défiler le document pour permettre au vérificateur de le lire.
Veuillez vous assurer que tous les dossiers et toutes les procédures ont une convention d’appellation bien définie afin pour que l’on puisse les trouver facilement. Par exemple:
Revue de direction
Procès-verbal de la revue de direction, T1 2020
Procès-verbal de la revue de direction, T2 2020
Vérification interne
Plan de vérification interne 2020
Rapport de vérification 2020 – Production
Rapport de vérification 2020 – Achats
Rapport de vérification 2020 – Devis et contrats
Rapports de mesures correctives
RMC 1
RMC 2
RMC 3