Vérifications à distance

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Les entretiens menés dans le cadre des vérifications à distance sont essentiellement les mêmes que ceux menés sur place, pendant lesquels un vérificateur regarderait normalement votre écran par-dessus votre épaule pendant que vous lui montrez vos procédures, vos dossiers et vos activités de flux de travail. Orion effectue des vérifications à distance depuis des années, ce qui explique notre grande expérience dans ce domaine. De plus, nous veillerons à ce que votre expérience en matière de vérification continue de répondre aux normes élevées d’Orion en matière d’excellence du service.

Êtes-vous admissible à une vérification à distance?

Pour être admissible à une vérification à distance, votre organisation doit satisfaire aux exigences suivantes:

À quoi faut-il s’attendre?

Logiciel de vérification à distance

De nombreuses et excellentes plateformes de réunion sont mises en place pour les vérifications à distance, dont les plus connues sont Zoom, Microsoft Teams et Google Meets. Grâce à ces plateformes, le vérificateur pourra programmer votre vérification à l’avance, inviter les participants concernés à la réunion initiale, puis inviter ou retirer d’autres participants à mesure que la vérification progresse. Si votre organisation a des restrictions concernant la plateforme à utiliser, veuillez nous en informer à l’avance et nous nous ferons un plaisir de nous adapter afin de répondre à vos besoins.

Établissement du calendrier

Le vérificateur confirmera avec vous la date de votre vérification et vous enverra une invitation comportant les détails de la vérification à distance. Il devra également:

Vérification

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Avant de commencer

Environ 15 minutes avant de commencer, ouvrez tous vos documents, y compris le plan de vérification. Joignez-vous à votre séance à distance et assurez-vous que tout fonctionne bien.

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Réunion ou vérification initiale

Une fois que tous les participants sont en ligne, le vérificateur tiendra une réunion initiale pour expliquer la logistique de la vérification et confirmer la présence des participants.
Après la réunion initiale, le vérificateur suivra le plan de vérification et invitera les personnes concernées à se joindre à la séance. Une fois que ces personnes auront rejoint la session, il leur demandera de partager leur écran en appuyant sur le bouton « Partage d’écran ». À partir de ce moment, la vérification est effectuée comme d’habitude, et les personnes concernées guideront le vérificateur tout au long de leur processus, de leurs procédures et de leurs dossiers (renseignements documentés) sur demande.

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Visites virtuelles

Une visite virtuelle peut être requise. Pour cela, le moyen le plus simple est probablement d’utiliser Facetime, Skype, WhatsApp sur votre appareil mobile. Cette visite doit être précisée sur le plan de vérification.

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Repas et pauses

Pendant les pauses et les repas, vous pouvez soit désactiver votre micro, soit vous déconnecter et demander à être invité à nouveau à un moment précis, qui sera convenu au préalable.

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Réunion de clôture

Une fois la vérification terminée, le vérificateur tiendra la réunion de clôture. Les participants seront invités, et la réunion se déroulera selon le même format et avec le même logiciel que la réunion initiale. Le vérificateur partagera son écran pour présenter les résultats de la vérification. La présence des participants à la réunion sera confirmée.

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Problèmes techniques

Tout comme la plupart des applications, les réunions en ligne peuvent être sujettes à des problèmes de connectivité. Lors de la planification de la vérification, le vérificateur peut demander une séance de test à l’avance afin de s’assurer que tout fonctionnera normalement pendant la vérification

Comment vous préparer pour la vérification?

Pour vous préparer pour la vérification, vous devez examiner le plan de vérification pour vous assurer de bien comprendre les domaines qui feront l’objet de la vérification. Étant donné qu’il s’agit d’une vérification à distance, le vérificateur examinera tous les documents en ligne. Il est donc important que vous disposiez de tous les documents de manière bien organisée.

De nombreuses entreprises trouvent plus facile de copier la documentation relative à la vérification dans un lecteur en nuage partagé (p. ex. Dropbox, Google Drive, OneDrive) avant la vérification. Toutefois, cette documentation peut également être envoyée par courriel ou partagée sur l’écran. Vous trouverez à l’annexe A une liste des documents qui sont généralement placés dans ce dossier. Notez que vous pouvez également partager des documents sur l’écran pendant la vérification, mais vous devrez constamment faire défiler le document pour permettre au vérificateur de le lire.

Veuillez vous assurer que tous les dossiers et toutes les procédures ont une convention d’appellation bien définie afin pour que l’on puisse les trouver facilement. Par exemple:

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Revue de direction

Procès-verbal de la revue de direction, T1 2020
Procès-verbal de la revue de direction, T2 2020

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Vérification interne

Plan de vérification interne 2020
Rapport de vérification 2020 – Production
Rapport de vérification 2020 – Achats
Rapport de vérification 2020 – Devis et contrats

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Rapports de mesures correctives

RMC 1
RMC 2
RMC 3

Le vérificateur vous guidera à chaque étape du processus. Toutefois, cette préparation vous aidera à faire en sorte que la vérification se déroule de manière aussi fluide et efficace que possible.