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L’approche de vérification d’Orion

Man with pen - Orion Approach

Chez Orion, notre approche de vérification n’est pas à sens unique.

En effet, nous nous efforçons de fixer des objectifs communs par le biais d’un processus ouvert et transparent. Comme pratique courante, nous organisons une rencontre préalable entre vous et le vérificateur qui vous a été affecté afin que vous puissiez vous assurer qu’il convient à votre organisation. Cette rencontre préalable favorise la confiance et une communication bidirectionnelle à toutes les étapes de la vérification. Nous prenons également vos commentaires très au sérieux et nous nous efforçons de répondre à tous vos besoins. Ainsi, non seulement nos vérifications sont extrêmement complètes, mais elles apportent également une réelle valeur ajoutée à votre organisation.

Que votre entreprise ait besoin d’instaurer des normes internationales ou d’établir un plan pour une toute nouvelle série de normes pour votre industrie ou votre association, Orion est un partenaire pleinement qualifié qui peut vous aider à atteindre vos objectifs.

Notepad with check mark - Our Process

Les avantages de la certification

Les produits livrables d’une vérification réussie comprennent non seulement votre certificat, mais aussi un rapport de vérification complet qui détaille les aspects positifs, les problèmes à résoudre (non-conformités) et les points à améliorer. Quant aux avantages de la certification, celles-ci sont d’une grande portée. Grâce à la certification, vous pouvez nottament:

Rôles et Responsabilités

  • Faire principalement fonction de liaison entre le client et Orion, au nom de l'équipe de vérification.
  • Planifier la vérification et préparer le plan.
  • Rédiger le rapport de vérification et les dossiers connexes à soumettre à Orion.
  • Définir le rôle de chaque vérificateur pour la vérification. Le chef de l'équipe de vérification, en consultation avec cette équipe, attribue à chaque membre de l'équipe des responsabilités, dont la vérification des processus, des fonctions, des sites, des secteurs ou des activités spécifiques. Ces affectations doivent tenir compte des compétences requises (y compris l’audit technique (code) pour vérifier la conception ou les opérations), de l'utilisation efficace et efficiente de l'équipe de vérification, ainsi que des différents rôles et responsabilités des vérificateurs, des vérificateurs en cours de formation et des experts techniques. Des changements peuvent être apportés aux affectations de travail à mesure que la vérification progresse, afin d'assurer l'atteinte des objectifs de la vérification.
  • Pour les vérifications de plusieurs normes, le vérificateur principal doit planifier les affectations des vérificateurs seulement pour les normes et les secteurs pour lesquels chaque vérificateur est compétent.
  • Se conformer aux modalités d’application d'ORION.
  • Planifier la vérification, préparer les documents de travail et breffer l'équipe de vérification.
  • Examiner la documentation du système de gestion, afin de connaître les exigences applicables et en déterminer la pertinence et l'efficacité.
  • Examiner toutes les exigences légales et réglementaires applicables, en tant qu’élément de la vérification et vérifier ces exigences dans le cadre de la vérification.
  • Signaler les non-conformités conformément aux modalités d’application.
  • Prendre note, sur le formulaire de vérification de tout obstacle important rencontré pendant l'exécution de la vérification.
  • Rendre compte des résultats de la vérification, de façon claire et concluante
  • Accomplir les tâches et prendre en charge les responsabilités attribuées par le vérificateur principal.
  • Informez l'évaluateur principal si vous êtes affecté à une activité pour laquelle vous n'avez pas la certification ou la compétence voulue, afin d’entreprendre l'activité.
  • Communiquer et clarifier les exigences de la vérification.
  • Planifier et exécuter les responsabilités qui lui sont confiées, de manière efficace et efficiente.
  • Documenter les non-conformités conformément aux modalités d’application.
  • Se conformer aux exigences et procédures internes d'ORION.
  • Conserver et protéger les documents concernant la vérification comme suit :
    • soumettre les documents, comme il est exigé;
    • veiller à ce que ces documents demeurent confidentiels;
    •  traiter les informations privilégiées avec discrétion.
  • Collaborer avec le vérificateur principal et l'appuyer.

Ne peut participer à la vérification, seulement l’observer.

Le conseiller ne peut agir qu'à titre d'observateur, à moins d’avoir des responsabilités et des rôles particuliers, dans le cadre du programme du système de gestion.

Our Process
  • Faire principalement fonction de liaison entre le client et Orion, au nom de l'équipe de vérification.
  • Planifier la vérification et préparer le plan.
  • Rédiger le rapport de vérification et les dossiers connexes à soumettre à Orion.
  • Définir le rôle de chaque vérificateur pour la vérification. Le chef de l'équipe de vérification, en consultation avec cette équipe, attribue à chaque membre de l'équipe des responsabilités, dont la vérification des processus, des fonctions, des sites, des secteurs ou des activités spécifiques. Ces affectations doivent tenir compte des compétences requises (y compris l’audit technique (code) pour vérifier la conception ou les opérations), de l'utilisation efficace et efficiente de l'équipe de vérification, ainsi que des différents rôles et responsabilités des vérificateurs, des vérificateurs en cours de formation et des experts techniques. Des changements peuvent être apportés aux affectations de travail à mesure que la vérification progresse, afin d'assurer l'atteinte des objectifs de la vérification.
  • Pour les vérifications de plusieurs normes, le vérificateur principal doit planifier les affectations des vérificateurs seulement pour les normes et les secteurs pour lesquels chaque vérificateur est compétent.
  • Se conformer aux modalités d’application d'ORION.
  • Planifier la vérification, préparer les documents de travail et breffer l'équipe de vérification.
  • Examiner la documentation du système de gestion, afin de connaître les exigences applicables et en déterminer la pertinence et l'efficacité.
  • Examiner toutes les exigences légales et réglementaires applicables, en tant qu’élément de la vérification et vérifier ces exigences dans le cadre de la vérification.
  • Signaler les non-conformités conformément aux modalités d’application.
  • Prendre note, sur le formulaire de vérification de tout obstacle important rencontré pendant l'exécution de la vérification.
  • Rendre compte des résultats de la vérification, de façon claire et concluante
  • Accomplir les tâches et prendre en charge les responsabilités attribuées par le vérificateur principal.
  • Informez l'évaluateur principal si vous êtes affecté à une activité pour laquelle vous n'avez pas la certification ou la compétence voulue, afin d’entreprendre l'activité.
  • Communiquer et clarifier les exigences de la vérification.
  • Planifier et exécuter les responsabilités qui lui sont confiées, de manière efficace et efficiente.
  • Documenter les non-conformités conformément aux modalités d’application.
  • Se conformer aux exigences et procédures internes d'ORION.
  • Conserver et protéger les documents concernant la vérification comme suit :
    • soumettre les documents, comme il est exigé;
    • veiller à ce que ces documents demeurent confidentiels;
    •  traiter les informations privilégiées avec discrétion.
  • Collaborer avec le vérificateur principal et l'appuyer.

Ne peut participer à la vérification, seulement l’observer.

Le conseiller ne peut agir qu'à titre d'observateur, à moins d’avoir des responsabilités et des rôles particuliers, dans le cadre du programme du système de gestion.

Aperçu du Processus de certification

Le rôle d’Orion est d’assurer le déroulement fluide de vos certifications et vérifications afin de vous permettre de vous concentrer sur votre entreprise. Pour vous aider à comprendre notre rôle dans votre certification, nous avons joint ci-dessous un aperçu étape par étape de notre processus.
Remarque : Chez Orion, nous offrons des services de vérification continus selon un cycle d’un an ou de deux ans, selon le régime d’accréditation applicable, afin d’assurer le maintien de vos certifications. Veuillez consulter la page de la norme particulière qui vous intéresse afin de connaître le cycle de vérification qui y est associé.

1. Signature de l’entente

Avant de commencer votre parcours de certification, la demande doit être signée et retournée à Orion accompagnée de tout dépôt requis.

2. Réservation de votre vérification/sélection d’équipe

Après avoir examiné et accepté votre demande, notre équipe prendra contact avec vous pour discuter vos besoins et fixer une date qui convient à vous et à votre vérificateur assigné.

3. Évaluation des lacunes (facultative)

Avant votre vérification de première ou de deuxième étape, Orion vous propose d’effectuer une évaluation des lacunes afin de cerner les principales lacunes dans le respect des exigences de la norme. Cet examen indépendant permettra de déceler les forces, les faiblesses et les améliorations possibles. De nombreuses entreprises préfèrent procéder à une évaluation préliminaire des lacunes afin de s’assurer qu’elles comprennent parfaitement les exigences de la norme avant de procéder aux vérifications aux fins de certification proprement dites.

4. Vérification de première étape : examen de l’état de préparation

Un audit de la phase 1 est généralement nécessaire uniquement pour les normes de système de gestion accréditées sous ANAB.

Cet examen vise à déterminer si votre organisation est prête à passer à la vérification de deuxième étape en confirmant que:

La plupart des clients ont tendance à laisser de deux à quatre semaines entre l’étape 1 et l’étape 2 pour avoir le temps de remédier à toute lacune.

5. Vérification de deuxième étape : vérification aux fins de certification

Cette vérification vise à s’assurer que les processus et les documents examinés pendant la vérification de première étape (examen de l’état de préparation) sont utilisés et que le système est mis en œuvre conformément aux exigences de la norme.

Les principaux produits livrables de cette étape comprennent:

6. Examen de certification / Certificat

Les résultats des audits de phase 1 et de phase 2 sont examinés pour s’assurer que toutes les exigences d’accréditation d’Orion ont été respectées et une recommandation appropriée est formulée. À ce stade, l’approbation est donnée pour certifier, demander des clarifications ou ne pas certifier.

Suite à notre examen réussi, un certificat sera émis.

7. Vérification de surveillance et renouvellement de la certification

La certification est basée sur un cycle de 3 ans. Pour maintenir votre certification, votre organisation doit participer à des audits continus.

Pour les normes accréditées par ANAB, des audits annuels sont requis. Les deux premiers sont des audits de surveillance partie de votre système, tandis que l’examen de la troisième année (recertification) est un audit plus complet et examine votre système global pour assurer sa continuité d’efficacité.

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